Einführung in die Berichterstattung

Erstellung anpassbarer Maßnahmesplanberichte für bestimmte Berichtszeiträume

Einführung in die Berichterstattung in Kausal Watch

In Kausal Watch sollen alle Maßnahmen, Indikatoren und sonstigen Inhalte kontinuierlich und häufig aktualisiert werden, sobald neue Fortschritte erzielt werden - oder, wenn sich beispielsweise der Fortschritt einer Maßnahmen nicht ändert, häufig genug, um den Interessengruppen und Besuchern der Website zu versichern, dass die öffentliche Website und ihre Dashboards tatsächlich den aktuellsten verfügbaren Status anzeigen.

Unsere Berichterstattungsfunktionen sollen diesen regelmäßigen und kontinuierlichen Aktualisierungsprozess des Maßnahmenplans ergänzen, um die folgenden Anforderungen zu erfüllen:

Darstellung des Fortschritts während eines vordefinierten Berichtszeitraums

Im Gegensatz zum laufend aktualisierten aktuellen Stand des Maßnahmenplans, der sich ständig ändert, enthalten Berichte den Stand des Maßnahmenplans am Ende eines Berichtszeitraums. Die Maßnahmendaten in den Berichten sind eine eingefrorene Momentaufnahme dessen, wie der Maßnahmenplan am Ende des Berichtszeitraums aussah - genauer gesagt, als die Maßnahmendaten als bereit für die Veröffentlichung im Bericht markiert wurden.

Wenn ein Bericht abgeschlossen ist, wird die Momentaufnahme der Plandaten dauerhaft in der Datenbank gespeichert und bleibt intakt, unabhängig davon, wie die Maßnahmen später aktualisiert werden. Diese Daten können später verwendet werden, um neue Arten von Berichten zu erstellen, selbst für Berichtszeiträume, die in der Vergangenheit liegen (vorausgesetzt, die relevanten Daten wurden zu diesem Zeitpunkt erfasst).

Der eingefrorene Schnappschuss kann verwendet werden, um die Maßnahmendetails Feld für Feld zwischen aktuellen und vergangenen Berichtszeiträumen zu vergleichen. Diese Funktion ist noch in Arbeit.

Gegenwärtig müssen Berichte zu einem bestimmten Zeitpunkt explizit als abgeschlossen markiert werden, wenn die gesamte Datenerfassung und -aktualisierung für diesen Berichtszeitraum abgeschlossen ist. Kausal erwägt auch die Möglichkeit, rückwirkend Berichte für vergangene Zeiträume aus den historischen Versionen zu erstellen, die immer in der Datenbank gespeichert werden, wenn Maßnahmen und andere Daten geändert werden.

Erleichterung der verteilten Aktualisierung von Daten bei Abschluss eines Berichtszeitraums

Wie immer ist es von Vorteil, die Verantwortung für die Aktualisierung des Maßnahmenplans auf möglichst viele Ansprechpartner und zuständige Organisationen zu verteilen.

Das Ende eines Berichtszeitraums ist für die Ansprechpersonen ein Anreiz, ihre eigenen Daten zu aktualisieren.

Automatische Benachrichtigungen über anstehende Meldefristen sind eine Erweiterung, die Kausal in naher Zukunft einführen wird.

Erfassung zusätzlicher Daten, die nur für die Berichte benötigt werden

Kausal Watch unterstützt das Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern zu Maßnahmen und Kategorien, um alle von Kunden benötigten Daten zu erfassen. Einige dieser Felder können nur zum Zweck der Erfassung von Daten für einen Bericht hinzugefügt werden. Dabei kann es sich beispielsweise um benutzerdefinierte Felder zur Erfassung von Daten handeln, die von einem externen Berichtsrahmen benötigt werden, oder um ein Freiformfeld für eine kurze textliche Zusammenfassung der Ereignisse während des Berichtszeitraums.

Wenn Sie möchten, dass Ansprechperson beim Ausfüllen von Berichtsdaten für Maßnahmen eine bestimmte Reihe von Fragen beantworten, können Sie für jede Frage ein eigenes benutzerdefiniertes Feld mit einem Hilfetext erstellen, der sie beim Verfassen ihrer Antwort in einer einheitlichen Weise anleitet.

Erstellung von Berichten für interne oder externe Interessengruppen in den von ihnen gewünschten Formaten

Derzeit unterstützt Kausal Watch ein automatisch generiertes Excel-Tabellenblatt als gemeinsames Berichtsausgabeformat für alle Kunden. Die in der Tabelle enthaltenen Maßnahmenfelder können vom Kunden ausgewählt werden. Die Tabelle enthält die Maßnahmen des Maßnahmenplans, wie sie zum Zeitpunkt des Abschlusses des Berichtszeitraums vorlagen, sowie verschiedene Übersichten und Diagramme zu verschiedenen Aspekten des Maßnahmenpakets als Ganzes. Diese Tabelle kann für die direkte Verwendung in der internen Berichterstattung innerhalb Ihrer Organisation angepasst werden.

Kausal arbeitet aktiv an der Unterstützung mehrerer vordefinierter Berichtsrahmen und ihrer Standardberichtsformate als Berichtsausgaben. Während diese Arbeit noch im Gange ist, ermutigen wir unsere Kunden, bereits damit zu beginnen, die Daten zu sammeln, die von den für ihre Organisation relevanten Berichtsformaten benötigt werden. Bitte fragen Sie uns nach Hilfe bei der Konfiguration der erforderlichen benutzerdefinierten Felder für Ihre Berichtsanforderungen oder konsultieren Sie dieses Handbuch für die Details!

Anzeigen von Übersichten und Zusammenfassungen der Maßnahmendaten

In unseren automatisch generierten Berichtsblättern werden mehrere Blätter mit Zusammenfassungen angezeigt, die die Maßnahmendaten auf nützliche Weise gruppieren, z. B. indem sie die Maßnahmen und ihren Status nach den zuständigen Organisationsabteilungen anzeigen.